Protokoll – Styrelsemöte KFUM Trollhättan
Datum: 22 april 2025
Plats: Kansliet
Tid: 19:30
- Mötets öppnande
Mötet öppnades av ordförande Patric.
- Fastställande av närvarolista
Närvarande: Emil, Annica, Malin, Johan, Patrick
Frånvarande: Petra och Annique
- Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes utan ändringar.
- Val av mötesfunktionärer
- Sekreterare:
Johan valdes till sekreterare.
- Justerare:
Annica valdes till justerare.
- Godkännande av föregående protokoll
Föregående protokoll godkändes.
- Konstituering av styrelsen
- Val av eventuella övriga roller:
- Emil / Annica rapportera ungdomskommittén (UK).
- Patrick i sportkommittén.
- Johan rapporterar för beachkommittén.
- Petra har meddelat att hon kan ingå i marknadskommittén efter att hennes styrelseuppdrag avslutats vid kommande årsstämma.
- Annique ansvarar för ekonomin.
Beslut: Enligt ovanstående redogörelse. Genom detta upplägg undviker vi separata möten och kan istället få information direkt från respektive kommittés representanter.
- Genomgång av styrelsens arbetsordning och ansvarsfördelning:
Vi har beslutat och protokollfört vilka som har rätt att teckna firman. Ingen ytterligare genomgång behövs.
- Översikt över föreningens aktuella situation
- Ordförandes inledning om nuläget och styrelsens mål:
Patrick genomgick situationen sedan föregående möte, inklusive tränarfrågorna.
- Genomgång av pågående frågor från föregående styrelse:
Den nuvarande visionen går ut i och med 2025. Vi behöver sätta oss under hösten och formulera en vision mot 2030.
Beslut: Vi lämnar över frågan om ny vision till styrelsen efter årsmötet, och om man vill köra en tre- eller femårsplan.
- Kansliet
- Genomgång av kansliets arbetsuppgifter och hur styrelsen samarbetar med kansliet:
Beslut:
- Boka separat möte för att diskutera kansliets arbetsuppgifter och rutiner.
- Emil uppdaterar sin arbetsbeskrivning till kommande möte. Nuvarande beskrivning är något år gammal.
Inför avslutningen den 18 maj, med medaljutdelning kl. 16:45, behövs fler som hjälper till runt omkring. Petra har erbjudit sig att ta ansvar för kiosken, men vi behöver ytterligare personer. Petra kommer att stämma av med KFUMs vänner, och Annique har en sändlista till KFUMs vänner. Herr- och damlaget brukar vara med och dela ut medaljer.
Beslut:
- Petra ansvarar för kiosken under avslutningen och stämmer av/söker stöd hos KFUMs vänner.
- Patrick tar på sig att prata med herr- och damlaget och se till att de är på plats kl. 16:45.
- Registerutdrag – status:
Det har kommit in några fler registerutdrag sedan sista uppföljningen, men det finns fortfarande 13 oregistrerade. Det är viktigt att vi får in alla registerutdrag till hösten. Om de inte kommer in kan man inte vara ledare. Vi behöver gå ut med information före höstens träningar går igång. Det går snabbt att få in registerutdrag via Kivra.
Beslut:
- Emil skickar ut information om förnyelse i Sportadmin.
- Ekonomi
- Översikt av föreningens ekonomiska läge: Emil föredrog den ekonomiska översikten med hjälp av kassören.
- Kommittéer och verksamhetsansvar
- Sportkommitté/Sportchef – planering och strategier:
Patrick har diskuterat tränarrollen och vi har ett embryo till vad som kan bli en sportkommitté.
- Ungdomskommitté – status och utvecklingsmöjligheter
Vi pratade om hur man ska ta emot klagomål. Inget beslut fattades, men frågan diskuterades. Ramar kring att starta om nästa säsong, med en tydlig bild för kommande säsong och anvisningar kring hur man delar upp lag på cuper etc.
Barn- och ungdomspolicy: ”På cup åker vi för att ha roligt och dela upp i så jämna lag som möjligt. ”Det kan dock vara skillnader när man kommer upp på FP16-nivå, efter USM. Vi har tydliga riktlinjer kring USM, men inte vad som gäller innan. Vi pratar om det, men har inte haft det på pränt.
Beslut:
- Ungdomskommittén tar fram förslag till nästa styrelsemöte, några dagar före nästa styrelsemöte.
- Beslutas av styrelsen.
- Ungdomskommittén presenterar för alla ungdomstränare inför nästa säsong.
- Alla tränare presenterar för samtliga föräldrar och spelare på ett uppstartsmöte för säsongen.
- Beachkommitté – förberedelser inför säsongen:
- Vi har besök 6-8 juni av Sveriges U17, Norge och några gubbar från Kroatien. Under lägret är det spelarutbildning för födda 2010 och 2011.
- Beach-SM för seniorer 28-29 juni. Emil har skickat in ansökan till Trollhättans stad för planhyra och videotornet. Vi räknar med 8-9 lag på herr- respektive damsidan. Målsättningen är att vi ska ha ett lag från föreningen. Nissa har fått frågan från Anna.
- 22-24 augusti är det Action Week, Nordic Open Beach, Europacup. Kent jagar in lag. Ett lag från Frankrike hörde av sig och var intresserade. Minst två fyra-lags-grupper med herr- och dam. Mini-trail-loppet är flyttat till utanför Villa Älvshög och kommer i mål vid beachplanerna, och ser hur kul det är med beachhandboll och förhoppningsvis dyker upp till finalen.
- Veckan efter, 29-31 augusti, är det riksläger för födda 2010/2011.
- Marknadskommitté – sponsorarbete och profilering av föreningen:
Vi behöver dra igång ett arbete. Petra kan tänka sig att vara med. Kommittén är viktig för att vi ska kunna göra alla andra roliga handbollsrelaterade saker.
Finns det några föräldrar som jobbar med de här frågorna?
Beslut:
- Vi skjuter ut lite namn i WhatsApp-gruppen.
- Vi spånar lite namn och bokar ett möte i närtid.
- Emil skickar ut en lista över vilka som är sponsorer i dagsläget. Tänk även på föräldrar.
- Översyn av befintliga kommittéer – behöver nya tillsättas eller förstärkas?
Finns det någon annan kommitté som vi borde ha? Kanske borde vi ha en matchkommitté, se övrig punkt.
- Kommunikation, föreningskänsla och sociala medier
- Strategi för intern och extern kommunikation:
Månadsbrev – Frågan bordläggs.
- Årsmöte 2025
- Datum:
Senast augustis utgång, men siktar på mitten av juni. Fyra veckor före ska information gå ut i TTELA. Vi beslutade att genomföra årsmötet den 17/6.
Beslut:
- Årsmöte den 17/6
- Emil undersöker lokal högst upp i Folkets hus kl. 18:30 den 17/6
Beslut:
- Emil skickar ut den gamla verksamhetsberättelsen så att vi kan börja uppdatera.
- Vi bokar in separata budgetmöten under maj, en punkt för Annique.
- Stadgeändring
- Bifogat stadgeändringsförslag, för beslut att ta upp på årsmötet eller ej:
Beslut:
- Dra föreslagen ändring på årsmötet och 2/3 majoritet för att den ska gå igenom.
- Övriga frågor
- Ungdomsavslutning 18/5:
Patrick tar kontakt med dam- och herrlag och försöker få några att komma och dela ut medaljer. Petra tar kiosken. Festis och bullar. Vanliga kiosken är öppen om någon vill köpa korv. Det kanske behövs 2-3 personer i vanliga kiosken och några stycken som langar Festis och bulle. Räcker att ställa ut på ett bord, bra att ha koll på de yngsta lagen.
Emils och Annikas lag kommer att ha ansvar för stationerna.
Beslut:
- Patrick tar kontakt med dam- och herrlaget för att hitta någon som kan dela ut medaljer.
- Valberedning:
Vi behöver folk till valberedningen och vi behöver komma in med nya namn till valberedningen.
- Alkoholpolicy:
Förslag om uppdatering av våran nuvarande.
Beslut:
- Patrick ställer samman och skickar ut en skrivelse.
- Emil lägger in i policy.
- Hemmamatcher:
Ska vi tillsätta en ny grupp/kommitté som håller i EMP, tidtagare, kiosk, värd etc.? En del går in i marknad, en planeringsgrupp för hemmamatcherna. Vi hade en grupp under ett antal år. Det är svårt att få in nya/fler personer. Det handlar framför allt junior- och seniorlagen.
Den ena biten är försäljning, den andra är EMP, tidtagare och matchvärd. Förslagsvis ingår försäljningsdelen i marknadskommitténs arbete och så behöver vi etablera en sekretariatgrupp för EMP, tidtagare och matchvärd. Vi har en kontaktlista på 10-12 namn som är engagerade i sekretariattjänst.
- Nästa styrelsemöte
- Datum, tid och plats för nästa möte:
Plats: KFUMs kansli
Datum: 14/5 (drygt 4 veckor före årsmötet)
Vi måste hinna gå igenom budgeten inför årsmötet, för den ska presenteras på årsmötet. Det andra mötet runt den 10/6, att stämma av allt inför årsmötet. Fyra veckor innan måste medlemmarna kunna få verksamhetsberättelse.
Tid: 19:00 på båda mötena, 14/5 respektive 10/6.
Beslut: Patrick skickar ut kallelser i veckan.
- Mötets avslutande
Mötet avslutades.
